Das Zählprotokoll ersetzt den Z-Bon

Das 'Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen' liegt bisher als Entwurf vor und soll voraussichtlich 2019 in Kraft treten. Ungeachtet dessen dürfen Registrierkassen, die technisch nicht in der Lage sind, unverdichtete Einzeldaten zu speichern und über keine Datenschnittstelle verfügen, mit Billigung der Finanzverwaltung nur noch bis zum 31.12.2016 verwendet werden.

Wer im Hinblick darauf bereits eine neue Registrierkasse angeschafft hat oder bis zum Jahresende noch eine entsprechende Investition plant, darf diese Kasse dann bis zum 31.12.2022 nutzen, wenn eine Anpassung an die ab 2019 geltenden Vorschriften nicht möglich ist.

Als Alternative zur Neuanschaffung einer Registrierkasse bleibt die auf Märkten übliche 'offene Ladenkasse', wenn Aufzeichnungen zu jedem einzelnen Geschäftsvorfall nicht zumutbar sind. Die Tageseinnahme wird hierbei durch tägliche Auszählung des Geldbestandes ermittelt. Der fortlaufend nummerierte Kassenbericht - möglichst mit Zählprotokoll - ist als Nachweis aufzuheben.

Hintergrund:

Ordnungsmäßige Buchführung nach Handels- und Steuerrecht setzt eine vollständige, richtige, zeitgerechte und geordnete Aufzeichnung der einzelnen Geschäftsvorfälle voraus. Diese Anforderungen gelten grundsätzlich auch für Bargeschäfte. Zusammengefasste Posten müssen sich eindeutig in Einzelpositionen aufgliedern lassen.

Der Bundesfinanzhof hat dazu bereits 1966 entschieden, dass die geforderten Einzelaufzeichnungen den Unternehmer im Fall zahlreicher Kassenvorgänge übermäßig belasten und daher Vereinfachungsregeln zugelassen. Sind Einzelaufzeichnungen möglich (z. B. Hotel- und Beherbergungsgewerbe) oder zumutbar, ist der Inhalt jedes Geschäfts und die Höhe der einzelnen Einnahme aufzuzeichnen.

Für den Grundsatz 'keine Buchung ohne Beleg' ist der Z-Bon, auf dem die Tagesendsummen zusammengefasst dargestellt sind, nach Auffassung der Finanzverwaltung kein tauglicher Nachweis. Manipulationen sind möglich.

Die Art der Manipulation kann über eine Auswertung der Kassenprogrammierung festgestellt werden. Zudem wird der Zugriff auf die hinter dem Z-Bon stehenden Einzeldaten gefordert. Mit Schreiben vom 26.11.2010 hat das Bundesfinanzministerium bestimmt, dass zum Nachweis der Tageskasseneinnahmen unverdichtete Einzeldaten dauerhaft vollständig in unveränderbarer Form zu speichern sind. Auf Anforderung der Finanzbehörden sind diese Daten in einem maschinell auswertbaren Format vorzulegen. Kassen, die bauartbedingt diese Anforderungen nicht erfüllen, dürfen nur noch bis zum 31.12.2016 eingesetzt werden.

Betroffen sind von diesen Vorgaben nur Unternehmer mit elektronischen Kassensystemen. Unternehmer mit offener Ladenkasse werden von der Verwaltungsanweisung nicht erfasst.

Quelle

Manipulationssicherheit in der Bargeldbranche durch Einzelaufzeichnungen, Die Steuerberatung 2/2016 S. 67 ff